Forretningsorden

Download Grejs Friskole Forretningsorden  >>

Dette er forretningsordenen for Grejs Friskoles bestyrelse.

Forretningsordenen skal ses i tilknytning til de afsnit i skolens vedtægter, der omhandler bestyrelsens arbejde, samt ansvars- og kompetenceplaner, der beskriver bestyrelsens arbejdsdeling og ansvarsomrader, samt ansvarsfordelingen mellem skolens ledelse og bestyrelse.

1. Konstituering

Snarest muligt, og senest en uge efter en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, hvor der er sket nyvalg af bestyrelsesmedlemmer, skal bestyrelsen konstituere sig i henhold til skolens vedtægter §12, dvs. med formand, næstformand og kasserer og derudover med en bestyrelsessekretær. Bestyrelsessekretæren er som udgangspunkt referent på bestyrelsesmøderne og generalforsamlingen og sikrer en kontinuitet i hvordan referaterne bliver skrevet.

Et konstituerende bestyrelsesmøde er et lukket møde, hvor heller ikke skoleledelsen deltager. Resultatet af konstitueringen føres til protokol, der sendes til skoleledelse og skolen kontor umiddelbart efter konstitueringen.

Bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg, typisk bestående af formanden, næstformanden, samt yderlige et bestyrelsesmedlem eller suppleant. Forretningsudvalget planlægger bestyrelsesmøder, dagsordener og har den direkte dag til dag kontakt med skolens ledelse.

Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, medarbejderrepræsentanten og skoleledelsen gives alle adgang til bestyrelsens kommunikationsplatform.

2. Generalforsamling

Bestyrelsesformanden gør senest 7. januar forældrekredsen og skolekredsen opmærksom på, at forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest d. 1. februar.

På bestyrelsesmøde i februar eller marts skal bestyrelsen forberede generalforsamlingen, idet følgende punkter behandles:

1. Forslag til dirigent. Hvem træffer aftale og forbereder dirigenten?
2. Forslag til referent. Hvem træffer aftale og forbereder referenten (hvis det ikke er et bestyrelsesmedlem)?
3. Bestyrelsen drøfter valg- og afstemningsprocedure. Beslutninger forelægges dirigenten.
4. Hvilke nuværende bestyrelsesmedlemmer er på valg og hvem genopstiller?
5. Er der forslag til eventuelt nye bestyrelsesmedlemmer?
6. Praktisk vedrørende generalforsamlingen; er der styr på forældreopgaver?
7. Godkendelse af dagsorden, aftaler om udsendelse mv. i henhold til vedtægt.
8. Godkendelse af årsregnskab til forelæggelse på generalforsamlingen. Dette kan ske tættere på generalforsamlingen afhængigt af hvornår skoleledelse og revisor har regnskabet klar.

Formanden sender indkaldelsen med dagsorden til skolens kontor senest 3 uger før afholdelse, så kontoret kan sende dagsordenen til forældrekreds og skolekreds senest 2 uger før afholdelse.

Afholdelse
1. Formanden/bestyrelsen udarbejder beretning. Udkast gennemgås med skoleleder.
2. Kasseren forbereder regnskabsgennemgang evt. i samarbejde med formand og skoleleder.
3. Bestyrelsen sørger for, at der foreligger stemmesedler til generalforsamlingen.
4. Dirigenten leder generalforsamlingen og fastsætter bl.a. afstemningsprocedure ud fra input fra bestyrelsen.

3. Bestyrelsesmøder

Til det første ordinære bestyrelsesmøde efter en generalforsamling deltager de afgående bestyrelsesmedlemmer, så vidt det er muligt, i forbindelse med afleveringsforretninger. De afgående bestyrelsesmedlemmer har ikke bestemmende indflydelse ved dette bestyrelsesmøde.

Det tilstræbes, at der, bortset fra i sommerferieperioden, afholdes bestyrelsesmøde hvert 1-2 måneder og i øvrigt så ofte formanden eller 3 medlemmer ønsker det, jf. vedtægternes § 12, stk. 2. Suppleanterne deltager i bestyrelsesarbejdet og i bestyrelsesmøderne på lige fod med bestyrelsesmedlemmerne, men uden stemmeret på bestyrelsesmøderne. Afbud til bestyrelsesmøderne kan kun ske til bestyrelsesformanden.

Før hvert bestyrelsesmøde afholder forretningsudvalget et møde, hvor den kommende dagsorden fastlægges, og bestyrelsesarbejdet planlægges på længere sigt. Ved møderne deltager skoleledelsen og forretningsudvalget.

Dagsorden fremlægges af bestyrelsesformanden eller den han/hun har bemyndiget til det på bestyrelsens kommunikationsplatform senest en uge før bestyrelsesmødet. Såfremt bestyrelsesformanden skønner det nødvendigt for punkternes behandling, skal bilag eller andet materiale være vedhæftet dagsordenen.

Dagsorden indeholder et fast punkt til personsager. Konkrete sager til det lukkede punkt beskrives ikke yderligere i dagsordenen og føres ikke til protokol. Bestyrelsesmedlemmerne og suppleanterne orienteres mundtligt af bestyrelsesformanden.

Personalerepræsentanten er ansvarlig for orientering af personalet om dagsordenens punkter.

4. Afstemninger i bestyrelsen

Jf. vedtægternes §12 stk. 5, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt eller brev. I tilfælde af stemmelighed er den fungerende formands stemme afgørende.

Jf. vedtægternes §13 stk. 1, er et bestyrelsesmedlem er inhabilt i sager, hvori vedkommende eller dennes nærmeste har økonomisk eller særlig personlig interesse i sagens udfald.

Ved afstemninger i bestyrelsen medregnes blanke stemmer, men ikke ugyldige stemmer. Ved afstemninger om personsager benyttes simpelt absolut flertal. Det betyder, at et forslag skal have fået over halvdelen af de afgivne stemmer for at være vedtaget.

Forslag vedr. andre områder end personsager er vedtaget, hvis det har fået flere stemmer end noget andet forslag (simpelt relativt flertal), uanset hvor mange stemmer forslaget har fået.

5. Protokol/referat fra bestyrelsesmøder

Ved hvert bestyrelsesmøde vælges indledningsvis en referent.

Bestyrelsessekretæren udfærdiger referater fra bestyrelsesmøderne. Referater skal forelægges for alle mødedeltagerne senest 2 uger efter bestyrelsesmødet. Referatet fremlægges skriftligt til underskrivelse ved næstkommende bestyrelsesmøde.

Bestyrelsesformanden eller den han/hun bemyndiger til det sikrer, at dagsorden med bilag og underskrevne referater med bilag indsættes i en protokolmappe, som opbevares i skolens pengeskab. Denne protokolmappe er tilgængelig for både forældrekreds, skolekreds og personale.

Referater fra lukkede møder lægges ikke på kommunikationsplatformen, men fremlægges til godkendelse og underskrift senest på næste bestyrelsesmøde. Underskrevne referater med bilag fra lukkede møder indsættes i en særskilt protokolmappe, som opbevares i skolens pengeskab. Den lukkede protokol er kun tilgængelig for bestyrelsen og skoleledelsen.

Referater fra bestyrelsesmøder skal indeholde:

• Tid og sted for mødets afholdelse.
• Navngivne mødedeltagere.
• Referent eller referenter, hvis den oprindelige referent har været fraværende eller inhabil ved behandlingen af et eller flere punkter i dagsordenen.
• Dagsordenens punkter med angivelse af trufne beslutninger samt væsentligste overvejelser.
• Ved enhver mindretalstilkendegivelse skal der foreligge et referat af mindretallets standpunkt.

Personalerepræsentanten er ansvarlig for at orientere personalet om behandlede sager og godkendte referater. Skolelederen er ansvarlig for, at godkendte og underskrevne referater fra bestyrelsesmøder udsendes sammen med ugesedlen.

6. Eksternt tilsyn

For at sikre at bestyrelsen og forældrekredsen tager aktivt stilling til det eksterne tilsyn med regelmæssige mellemrum, vælges der på Grejs Friskole en ekstern tilsynsførende for to år ad gangen. Valget sker i forlængelse af generalforsamlingen. Af mødeindkaldelsen skal det fremgå, hvem bestyrelsen indstiller som kandidat.

7. Ansvarsområder for bestyrelsesmedlemmer

Bortset fra de i vedtægterne fastlagte ansvarsomrader for bestyrelsesmedlemmerne fordeles disse efter forhandling i bestyrelse.

8. Bestyrelsens bemyndigelse til skolelederen om at udføre overordnede ledelsesfunktioner

Det er bestyrelsens ansvar, at der udføres overordnet ledelse af Grejs Friskole. Bestyrelsen bemyndiger skolelederen til at udføre overordnede ledelsesfunktioner jf. vedtægternes §17 stk. 3. Overordnede ledelsesfunktioner præciseres i skolens gældende ansvars- og kompetenceplaner.

Som en del af den årlige ledelsesudviklingssamtale mellem bestyrelsen og skolelederen gennemgås og revideres de ledelsesfunktioner, der er uddelegeret til skolelederen. Det er bestyrelsesformandens ansvar at sikre, at en ledelsesudviklingssamtale bliver afholdt.

9. Ansvarsfordeling mellem skoleledelse og bestyrelse

Ansvarsfordelingen mellem skoleledelse og bestyrelse er beskrevet i skolens gældende ansvars- og kompetenceplan.

10. Fortrolighed og tavshedspligt

Når et bestyrelsesmedlem fratræder, skal han/hun til bestyrelsesformanden aflevere alt fortroligt materiale, som han/hun måtte være i besiddelse af i egenskab af bestyrelsesmedlem, samt genparter og kopier heraf.

Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt med hensyn til, hvad de erfarer i egenskab af bestyrelsesmedlem. Denne tavshedspligt er også gældende efter, at et medlem er udtrådt af bestyrelsen. Tavshedspligten omfatter alt, hvad der er tilvejebragt og behandlet under eller i forbindelse med bestyrelsens møder og arbejde, medmindre der er tale om forhold, der efter bestyrelsens aftaler, vedtægternes bestemmelser eller efter gældende lovgivning, er til offentliggørelse. Suppleanter underskriver en særskilt tavshedserklæring.

11. Ændring af forretningsorden

Nærværende forretningsorden, som er vedtaget af bestyrelsen på nedennævnte bestyrelsesmøde, kan til en hver tid ændres ved bestyrelsens beslutning derom.

12. Vedtagelse

Ovenstående forretningsorden er vedtaget på bestyrelsesmødet d. 9. oktober 2024.

Nye medlemmer af bestyrelsen, som ikke har været delagtige i vedtagelsen af ovenstående forretningsorden, tiltræder ved deres underskrift denne forretningsorden.

Grejs Friskoles bestyrelse