Om Skolen

Forretningsorden

Download Grejs Friskole Forretningsorden >>

Dette er forretningsordenen for Grejs Friskoles bestyrelse.

Forretningsordenen skal ses i tilknytning til de afsnit i skolens vedtægter, der omhandler bestyrelsens arbejde, samt ansvars- og kompetenceplaner, der beskriver bestyrelsens arbejdsdeling og ansvarsomrader, samt ansvarsfordelingen mellem skolens ledelse og bestyrelse.

1. Valg til skolebestyrelsen

I henhold til skolens vedtægter skal der vælges i alt syv bestyrelsesmedlemmer og mindst to suppleanter til bestyrelsen. To bestyrelsesmedlemmer og en suppleant vælges af forældrekredsen, fem bestyrelsesmedlemmer og mindst en suppleant vælges af skolekredsen. Skolen har dermed to vælgende organer: Forældrekredsen og skolekredsen.

Af bestyrelsens syv ordinære medlemmer skal mindst fire være forældre til børn pa skolen. Således vælges to forældrereprcesentanter af forældrekredsen og mindst to forældrereprcesentanter vælges af og blandt skolekredsen.

Af denne valgprocedure føger, at det ved kandidatopstillingen på generalforsamlingen skal oplyses, hvilke kandidater der er forældre til børn pa skolen, så det sikres at ovenstående bestemmelser overholdes.

Valghandlingen for forældrekredsen og skolekredsen foregår separat. Valget blandt skolekredsens medlemmer (fem medlemmer og mindst en suppleant) foregår pa grønne valgsedler. Valget blandt forældrekredsens medlemmer (to medlemmer og en suppleant) foregår på røde valgsedler.

Denne valgprocedure betyder, at medlemmer af forældrekredsen (= forældre til børn pa skolen) kan stemme to gange. Medlemmer af skolekredsen kan stemme en gang. Valgsedler udleveres ved generalforsamlingen.

Stemme- og valgretten til skolens bestyrelse følger forældremyndigheden til børn pa skolen. Forældre til et barn på Grejs Friskole har en stemme hver. En forælder har kun en stemme, uanset antallet af børn pa skolen. Der kan ikke afgives stemme ved fuldmagt.

Et skolekredsmedlemskab er altid personligt.

Forældre til børn på Grejs Friskole bliver automatisk medlemmer af skolekredsen. For medlemmer af skolekredsen, der ikke samtidig er medlem af forældrekredsen betales årligt et kontingent på 150 kr. Medlemskabet sikrer stemme og valgret til generalforsamlingen. Kontingentet skaI være ind betaIt til skolens konto rettidigt i forhold til opkrævningen for at skolekredsmedlemmet har stemme og valgret på generalforsamlingen.

Det skal af protokollen fremgå, hvilke bestyrelsesmedlemmer og suppleanter der er valgt af henholdsvis forældrekredsen og skolekredsen.

Hvis der udtræder flere bestyrelsesmedlemmer af bestyrelsen før tid, end der er valgte suppleanter, således at der ikke længere er et flertal af forældre til børn pa skolen i bestyrelsen, vil antal stemmer på de (øvrige bestyrelsesmedlemmer ved den generalforsamling, hvor disse blev valgt, være afgørende for hvem der skaI udtræde, idet den, der fik færrest stemmer udtræder af bestyrelsen først.

Ordinære medlemmer af bestyrelsen vælges for to år ad gangen. Suppleanter vælges for et år ad gangen.

For at sikre en vis kontinuitet i bestyrelsen tilstræbes det, at forældrekredsen vælger et nyt medlem af bestyrelsen på hver ordinær generalforsamling, samt at skolekredsen vælger hhv. to og tre nye medlemmer hvert andet år.

2. Konstituering

Snarest muligt, og senest en uge efter en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, hvor der er sket nyvalg af bestyrelsesmedlemmer, skal bestyrelsen konstituere sig i henhold til skolens vedtægter. Et konstituerende bestyrelsesmøde er et lukket møde, hvor heller ikke skoleledelsen deltager.

Bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg, typisk bestående af formanden, næstformanden, samt yderlige et bestyrelsesmedlem eller suppleant. Forretningsudvalget planlægger bestyrelsesmøder, dagsordener og har den direkte dag til dag kontakt med skolens ledelse.

Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, medarbejderrepræsentanten og skoleledelsen gives alle adgang til bestyrelsens kommunikationsplatform.

3. Mødeindkaldelse

Til det første ordinære bestyrelsesmøde efter en generalforsamling deltager de afgående bestyrelsesmedlemmer, så vidt det er muligt, i forbindelse med afleveringsforretninger. De afgående bestyrelsesmedlemmer har ikke bestemmende indflydelse ved dette bestyrelsesmøde. Det tilstræbes, at der, bortset fra i sommerferieperioden, afholdes bestyrelsesmøde hvert 1-2 måneder. Suppleanterne deltager i bestyrelsesmøderne. Afbud til bestyrelsesmøderne kan kun ske til bestyrelsesformanden.

Før hvert bestyrelsesmøde afholder forretningsudvalget et møde, hvor den kommende dagsorden fastlægges, og bestyrelsesarbejdet planlægges på længere sigt. Ved møderne deltager skoleledelsen og forretningsudvalget.

Dagsorden fremlægges af bestyrelsesformanden eller den han/hun har bemyndiget til det på bestyrelsens kommunikationsplatform en uge før bestyrelsesmødet. Såfremt bestyrelsesformanden skønner det nødvendigt for punkternes behandling, skaI bilag eller andet materiale være vedhæftet dagsordenen.

Dagsorden indeholder et fast punkt til personsager. Konkrete sager til det lukkede punkt, beskrives ikke yderligere i dagsordenen. Bestyrelsesmedlemmerne og suppleanterne orienteres mundtligt af bestyrelsesformanden.

Personalerepræsentanten er ansvarlig for orientering af personalet om dagordenens punkter.

4. Afstemninger i bestyrelsen

Ved afstemninger i bestyrelsen medregnes blanke stemmer, men ikke ugyldige stemmer. Ved afstemninger om personsager benyttes simpelt absolut flertal. Det betyder, at et forslag skal have fået over halvdelen af de afgivne stemmer for at være vedtaget.

Forslag vedr. andre områder end personsager er vedtaget, hvis det har fået flere stemmer end noget andet forslag (simpelt relativt flertal), uanset hvor mange stemmer forslaget har fået.

5. Protokollen

Bestyrelsessekretæren udfærdiger referater fra bestyrelsesmøderne. Referater skal forelaegges for alle mødedeltagerne senest 2 uger efter bestyrelsesmødet. Referatet fremlægges skriftligt til underskrivelse ved næstkommende bestyrelsesmøde.

Bestyrelsesformanden eller den han/hun bemyndiger til det sikrer, at dagsorden med bilag og underskrevne referater med bilag indsættes i en protokolmappe, som opbevares i skolens pengeskab. Denne protokolmappe er tilgængelig for både foraeldrekreds, skolekreds og personale.

Referater fra lukkede møder lægges ikke pa kommunikationsplatformen, men fremlægges til godkendelse og underskrift senest på næste bestyrelsesmøde. Underskrevne referater med bilag fra lukkede møder indsættes i en særskilt protokolmappe, som opbevares i skolens pengeskab. Den lukkede protokol er kun tilgængelig for bestyrelsen og skoleledelsen.

Referater fra bestyrelsesmøder skaI indeholde:

Tid og sted for mødets afholdelse.
Navngivne mødedeltagere.
Referent – såfremt bestyrelsessekretæren har været fraværende eller inhabil ved behandlingen af et eller flere punkter i dagsordenen.
Dagsordenens punkter m. angivelse af trufne beslutninger samt væsentligste overvejelser.
Ved enhver mindretalstilkendegivelse skal der foreligge et referat af mindretallets standpunkt.

Personalerepræsentanten er ansvarlig for at orientere personalet om behandlede sager og godkendte referater. Skolelederen er ansvarlig for, at godkendte og underskrevne referater fra bestyrelsesmøder udsendes sammen med ugesedlen.

6. Forældretilsyn

Det påhviler forældrekredsen, at føre tilsyn med skolens almindelige virksomhed, herunder med undervisningen. Dette tilsyn kan bedst ske i form af en løbende og åben dialog mellem forældre og lærere omkring det enkelte barn, den enkelte klasse eller skolen som helhed.

Det er bestyrelsens opgave at tilskynde forældrekredsen til at udøve aktivt tilsyn med skolens dagligdag og undervisning. Opgaven kan f.eks. varetages gennem at tilrettelægge udveksling af information fra “gamle” forældre til nye forældre omkring dagligdagen på skolen, samt gennem at formidle til forældrekredsen, hvilke opgaver der kan ligge i forældretilsynet.

7. Eksternt tilsyn

For at sikre at bestyrelsen og forældrekredsen tager aktivt stilling til det eksterne tilsyn med regelmæssige mellemrum, vælges der på Grejs Friskole en ekstern tilsynsførende for to år ad gangen. Valget sker i forlængelse af generalforsamlingen. Af mødeindkaldelsen skal det fremgå, hvem bestyrelsen indstiller som kandidat.

8. Ansvarsområder

Bortset fra de i vedtægterne fastlagte ansvarsomrader for bestyrelsesmedlemmerne fordeles disse efter forhandling i bestyrelse.

9. Bestyrelsens bemyndigelse til skolelederen om at udføre overordnede ledelsesfunktioner

Det er bestyrelsens ansvar, at der udføres overordnet ledelse af Grejs Friskole. Bestyrelsen bemyndiger normalt skolelederen til at udføre overordnede ledelsesfunktioner. Overordnede ledelsesfunktioner præciseres i skolens gældende ansvars- og kompetenceplaner.

Bestyrelsen skal en gang årligt, fortrinsvist pa første ordincere bestyrelsesmøde efter en generalforsamling behandle og godkende indholdet og omfanget af de overordnede ledelsesfunktioner, der aktuelt er uddelegeret til skolelederen i medfør af vedtægternes §17 stk. 3.

Det er bestyrelsens ansvar, at det fremgår af referatet fra bestyrelsesmødet, hvor punktet er behandlet, hvilke overordnede ledelsesfunktioner der aktuelt er uddelegeret til skolelederen.

10. Ansvarsfordeling mellem skoleledelse og bestyrelse

Ansvarsfordelingen mellem skoleledelse og bestyrelse er beskrevet i skolens gældende ansvars- og kompetenceplan.

11. Fortrolighed og tavshedspligt

Når et bestyrelsesmedlem fratræder, skal han/hun til bestyrelsesformanden aflevere alt fortroligt materiale, som han/hun måtte være i besiddelse af i egenskab af bestyrelsesmedlem, samt genparter og kopier heraf.

Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt med hensyn til, hvad de erfarer i egenskab af bestyrelsesmedlem. Denne tavshedspligt er også gældende efter, at et medlem er udtrådt af bestyrelsen. Tavshedspligten omfatter alt, hvad der er tilvejebragt og behandlet under eller i forbindelse med bestyrelsens møder og arbejde, med mindre der er tale om forhold, der efter bestyrelsens aftaler, vedtægternes bestemmelser eller efter gældende lovgivning, er til offentliggørelse.

12. Ændring af forretningsorden

Nærvcerende forretningsorden, som er vedtaget af bestyrelsen på nedennævnte bestyrelsesmøde, kan til en hver tid ændres ved bestyrelsens beslutning derom.

Nye medlemmer af bestyrelsen, som ikke har været delagtige i vedtagelsen af ovenstående forretningsorden, tiltræder ved deres underskrift denne forretningsorden.